4 façons de hiérarchiser les tâches au travail lorsque vous vous sentez débordé(e)

Dans le monde du travail d'aujourd'hui, la pression pour être productif est élevée. Lorsque le travail (et la vie) devient écrasant, il peut sembler impossible d'accomplir quoi que ce soit. Même la plus petite des tâches peut sembler décourageante, surtout lorsque votre liste de choses à faire ne cesse de s'allonger. Pour beaucoup d'entre nous, le travail ponctuel peut parfois occuper la majeure partie du temps, reléguant les tâches plus stratégiques au second plan. Les tâches sont souvent classées par ordre de priorité en fonction des besoins des autres ou de l'immédiateté de la tâche. Alors, comment hiérarchiser les tâches au travail et déterminer ce qui est essentiel lorsqu'on se sent submergé ?

Nous vous présentons ici quatre stratégies pour hiérarchiser les tâches au travail, même lorsque cela semble impossible. La mise en œuvre de ces quatre stratégies peut vous aider à changer votre perception de votre journée de travail et à tirer le meilleur parti de votre temps au bureau ou en dehors.

Réaliser un audit pour identifier ce que vous devez accomplir

Bien que cela puisse paraître simple (et évident), réaliser un audit est un excellent moyen de visualiser les tâches que vous devez accomplir. C'est un bon point de départ lorsque vous essayez de déterminer comment hiérarchiser vos tâches professionnelles. Comprendre toute l'étendue de ce que vous devez accomplir peut vous aider à hiérarchiser ce à quoi vous devez vous attaquer en premier. Le fait de voir tout ce qu'il y a à faire vous aide également à mettre en contexte ce que vous avez vraiment à faire. Le simple fait de penser à tout ce que vous avez à faire tend à créer un sentiment d'accablement. Selon vos préférences, un audit peut ressembler à une liste de tâches, à une liste de tâches dans votre calendrier, à une bulle de remue-méninges visuelle, ou à n'importe quoi d'autre pour vous aider à voir ce que vous avez à faire.

Déterminez ce qui est important sur la liste

Après avoir dressé cette liste de choses à faire, mettez en évidence ce qui est important. Réfléchissez à ce pour quoi vous travaillez réellement. Une promotion ? Un nouveau processus ? En comprenant ces objectifs plus stratégiques et à long terme, vous pouvez hiérarchiser les éléments essentiels à la réalisation de ces résultats futurs. Déterminez des échéances pour chaque tâche, qu'elles soient fixées par vous-même ou par un collègue. Ensuite, classez-les du plus au moins urgent.

Chez Jarvis, nous aimons utiliser Notion pour suivre les tâches, les projets et les progrès. Il nous permet de définir des priorités, par exemple, haute, moyenne et basse, et c'est un excellent moyen de visualiser les tâches en cours ou à venir. Nos priorités sont également partagées avec nos responsables et notre équipe, de sorte que toutes les personnes concernées peuvent être informées de l'avancement des travaux. C'est également un excellent moyen pour la direction de comprendre la capacité de ses employés.

N'ayez pas peur de dire non (ou pas tout de suite).

Dire non, surtout lorsqu'il s'agit du travail, est un défi pour beaucoup d'entre nous. Nous voulons aider les autres ou prouver que nous sommes capables d'assumer davantage de responsabilités. Cependant, lorsque vous êtes déjà submergé par votre liste de choses à faire, accepter une tâche supplémentaire risque d'aggraver la situation. Lorsqu'un collègue ou un responsable vous demande si vous pouvez vous charger d'une autre tâche ou d'un autre projet, faites-lui savoir que vous n'avez pas la capacité de le faire tout de suite. Fixez des attentes, donnez-lui un délai, puis ajoutez-le à votre liste de priorités. Parler à votre manager de vos projets, à court et à long terme, est utile pour mieux comprendre ce que vous pouvez prioriser. Chez Jarvis, chaque manager a des réunions hebdomadaires (parfois deux fois par semaine) avec les membres de son équipe pour s'assurer qu'ils se sentent soutenus et qu'ils sont sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs. Le succès de chaque membre de l'équipe conduit au succès de l'ensemble de l'organisation, donc travailler ensemble est essentiel. Cette étape est essentielle pour hiérarchiser les tâches au travail et garder le contrôle de votre liste de choses à faire.

Supprimez les distractions mais faites des pauses

Si vous travaillez à domicile, votre espace de travail peut être entouré de nombreuses distractions (bonjour les enfants et les animaux domestiques !). Malheureusement, il est presque impossible d'éviter complètement les distractions. Au bureau, il y a les conversations avec les collègues, les questions aléatoires et même les pauses déjeuner qui peuvent vous distraire de ce que vous devez faire. Cependant, il existe des moyens de gérer les distractions inévitables. N'oubliez pas que les pauses sont importantes. Les programmer tout au long de votre journée de travail est nécessaire à la productivité et utile lorsque vous vous sentez dépassé. Inscrire dans votre agenda les périodes où vous avez besoin de calme pour accomplir une tâche est un excellent moyen de faire savoir à vos collègues que vous souhaitez rester concentré pendant un certain temps.

Conclusion

Quelle que soit la façon dont vous établissez vos priorités, vous ne pouvez pas tout accomplir en une journée. Les demandes ponctuelles, les distractions inévitables et les réunions urgentes peuvent mettre à mal le plan que vous avez préparé pour accomplir tout ce que vous devez faire. Il est essentiel d'être réaliste lorsqu'il s'agit de hiérarchiser les tâches au travail. Certes, il y a des jours où vous vous sentirez dépassé, mais en travaillant activement à l'élaboration d'une stratégie de hiérarchisation, vous vous rapprocherez de l'accomplissement des tâches figurant sur votre liste de choses à faire, qui ne cesse de s'allonger.

S'appuyer sur une équipe est crucial pour la réussite individuelle et le succès de l'entreprise. Chez Jarvis, nous insistons sur l'importance de la collaboration, du travail d'équipe et de la résolution de problèmes dans notre travail quotidien. L'objectif est de travailler à un véritable progrès et à une amélioration continue !